El Departamento de Tráfico es donde se inicia el proceso de contratación de los servicios con los clientes-empresas y su posterior ejecución. Este proceso conlleva las etapas de recepción de pedidos, planificación de rutas, asignación de vehículo, documentación del transporte y realización. Del responsable del área depende el éxito de la operatoria.
Una buena gestión del transporte hará que una empresa dedicada a la tarea de carga, distribución o logística, alcance sus objetivos y por ende el suceso de su razón de ser. Por lo tanto, sobre el Jefe del departamento de Tráfico recae una enorme responsabilidad. Siendo el encargado de resolver todas las incidencias que se produzcan en el hacer diario de la contratación de los servicios de transporte, su dependencia dentro del organigrama de la empresa se define en forma diferente deacuerdo a la política de la misma (respondiendo directamente a la Dirección Comercial y/o a la Dirección de la compañía).
FUNCIONES
Entre las principales funciones a cumplir, el Jefe de Tráfico asume: La responsabilidad de la contratación de los servicios de transporte – La Comunicación directa con los clientes: reclamos, quejas, buen servicio – El seguimiento del cliente: nº de pedidos. Entregas en fecha – La contratación de servicios de transporte con proveedores (subcontratados) – La realización de ofertas de transporte – La distribución o asignación de los servicios contratados – La documentación del transporte, partes de accidentes, reclamos por daños sobre mercaderías – El control sobre el estado de la flota: RTV, revisiones periódicas, mantenimiento, sustituciones o ampliaciones del parque móvil – El seguimiento del servicio de transporte prestado: cumplimiento de horario de carga, descarga, documentación, permisos especiales, entrega de remitos conformes – La supervisión del trabajo de sus subordinados: la planificación diaria de tareas, vacaciones, bajas – El control y coordinación de los conductores y subordinados; control de gastos, viáticos, autopistas, consumos de vehículo. En el caso de los conductores, la vigencia de su documentación de acuerdo a lo que marcan las leyes y convenios – La responsabilidad de las no conformidades en los servicios realizados. Por lo tanto, ocupa un puesto clave que está interrelacionado con el resto de los departamentos de la empresa.
GESTIÓN DEL TRANSPORTE
Una correcta gestión del transporte, obliga a que el responsable se encuentre involucrado no sólo en las tareas del día a día, como habitualmente ocurre, sino que sea partícipe de los planes estratégicos y tácticos de la empresa, para adaptar sus recursos a las necesidades de ésta en el mediano y largo plazo. Pero si bien los medios de transporte son parte del plan estratégico, la gestión del transporte debe tomar decisiones constantemente en relación al tamaño de los envíos y los gastos. Los responsables deben resolver como seleccionar el transporte para un pedido en particular determinando, en que momento, la propiedad de un envío cambiará de manos del vendedor al comprador – punto de envío FOB o punto de destino FOB (Free On Board: se refiere a las condiciones de venta que identifican dónde se transfiere la propiedad del producto; en el punto de envío o en el de destino, por ejemplo), si debe asegurar ese envío y los términos de pago como las vías de facturación (por internet, EDI o correo).
